Strutturare una commessa: i budget e la gestione degli scostamenti

Una commessa, pubblica o privata, è l'insieme delle procedure da seguire, per l'esecuzione di lavorazioni o servizi elencati in un determinato contratto con il committente, per il rispetto dei tempi prefissati e per il conseguimento del margine di contribuzione per essa previsto in fase di budget.

Ci concentreremo, nel prosieguo, nella gestione degli scostamenti dei singoli budget.

Il primo budget sarà il cosiddetto budget preventivo che dovrà costantemente essere confrontato con l'eventuale budget in corso d'opera e, sicuramente, con il budget definitivo.

Il budget, qualsiasi sia la sua denominazione in funzione della temporale redazione dello stesso, conterrà tutte le informazioni relative ai costi diretti (forniture e manodopera) ed ai costi indiretti (trasporti, sfridi, trasferte, etc.) direttamente legati alla commessa: i suddetti costi saranno naturalmente incrementati delle spese generali e dell'utile d'azienda.

Il risultato sarà un numero percentuale, denominato margine di contribuzione, che dovrà essere il "Vangelo" da seguire e perseguire nel corso della commessa.

Esso non è altro che il risultato economico (appunto "margine") che la commessa dovrà apportare alle spese generali dell'azienda (appunto "di contribuzione") per il progressivo ripianamento delle stesse entro l'anno solare.

Questa percentuale sarà quella oggetto di controllo, da parte dei tecnici o comunque dei preposti alla gestione della commessa, ma, soprattutto, dal titolare e/o dai vertici aziendali.

Gli scostamenti dalla percentuale prefissata, a seguito del periodico costante e puntuale controllo della commessa, saranno oggetto di disanima e dovranno necessariamente essere ripristinati: tutto ciò, naturalmente, nel solo caso di scostamento in segno negativo.

Ferme restando le procedure da attuare per il riequilibrio della percentuale di margine di contribuzione, dopo aver appurato se la ragione dello scostamento è interno o esterno alla propria azienda, è necessario che esso sia tempestivamente ripristinato. La tempestività, infatti, è il primo fattore da applicare se si vuole che il margine "rientri nei ranghi", tanto più se la commessa è di consistente importo economico.

Qualora, a seguito della valutazione, si ritenga che le motivazioni dello scostamento siano attribuibili a fattori interni all'azienda occorrerà immediatamente prendere gli opportuni provvedimenti perché questo non avvenga ulteriormente, oltre al ripristino del margine stesso.

Qualora fosse esterno, invece, andranno adottate tutte le necessarie misure perché la "perdita" sia compensata dal committente.

Naturalmente, come si intuisce facilmente "tra le righe" occorre che la disanima del margine di contribuzione avvenga con assoluta serietà ed onestà da parte dei preposti al suo controllo.

E' sempre preferibile ricavare i dati da due canali separati: i ricavi e le produzioni da parte del responsabile della commessa ed i costi (diretti ed indiretti) da parte del responsabile amministrativo dell'azienda. Quest'ultimo avrà anche l'accesso alle informazioni relative al costo del personale impiegato, per la commessa in oggetto, che sommerà agli altri costi.

Va da sé che il trait d'union dovrà essere sempre il responsabile della commessa in quanto sarà il solo a sapere perfettamente quali e se ci sono rimanenze di commessa così come gli effettivi impegni, non ancora contabilizzati e/o fatturati, da parte di prestatori d'opera o fornitori occasionali.

Il termine utilizzato normalmente per il calcolo periodico del margine di contribuzione, perlomeno in edilizia, è SIL (acronimo di "situazione interna lavori") che consiste in una "fotografia" della commessa in quella determinata data considerando tutte le lavorazioni già eseguite (anche parzialmente) come contestualmente pagate da parte del committente (anche parzialmente qualora così fossero le lavorazioni) così come i costi relativi a quelle stesse lavorazioni.

L'analisi degli scostamenti è fondamentale per la corretta gestione della commessa stessa.

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